%%title%% met sharepoint en teams.
arrow_drop_up arrow_drop_down
30 oktober 2019 
in Blog

Microsoft Office 365 voor je laten werken


De Mensen van Camarate ICT aan het woord: Martijn Slippens,

Wat maakt werken met Microsoft Office 365 interessant?

Met Micrsoft Office 365 kan je alle kanten op, het is continu in ontwikkeling en er komen ook steeds meer functies bij.

Er vallen af en toe ook functies weg, wat ik niet altijd begrijp, omdat dit vaak handige functies zijn. 

Waarom doet Microsoft dat?
Microsoft probeert steeds meer op de markt in te spelen.
Door continu verbeteringen door te voeren proberen ze hun marktaandeel te vergroten.

Microsoft luistert goed naar de wensen van klanten. Ze kijken altijd naar de behoeftes en hoe werkprocessen makkelijker gemaakt worden.

Eén van de inzichten is de wens van klanten om alle informatie en alle werkprocessen vanuit één plek te kunnen bereiken en aan te sturen.

Microsoft probeert dit te doen door een alles in één pakket aan te bieden. De gemakkelijke beheermogelijkheden helpt de klanten.

“Ik vind het mooi als een klant de nieuwe mogelijkheden in de praktijk gebruikt, zonder dat hij er zich van bewust is dat hij die mogelijkheden eerst niet had. Dan betekent dit dat het een functionaliteit is die natuurlijk en gebruiksvriendelijk is.

Welke functionaliteiten van Microsoft Office 365 worden steeds meer gebruikt?
Binnen Microsoft Office 365 zijn er twee functionaliteiten die meer een meer gebruikt gaan worden omdat ze zo handig zijn.

Dit is Teams en SharePoint.

SharePoint is:

SharePoint is als het ware een eigen intranet omgeving.
In de intranet omgeving van Sharepoint
maak je meer en beter teamwork mogelijk.

We maken dynamische en productieve teamsites (eigen intranet) voor elk projectteam, elke afdeling en elke divisie. Daar kun je bestanden, gegevens, nieuws en bronnen delen.

Je kunt de omgeving aanpassen om het werk van je team te stroomlijnen.

Het prettige is dat het werk probleemloos en veilig samen met teamleden binnen en buiten de organisatie op pc’s, mobile devices uitgevoerd kan worden.

“Laatst vroeg een klant om een mailbox voor een nieuwe collega. De mailbox kon ik zo maken voor die klant. Maar ik heb ook laten zien hoe hij dat zelf kan doen.”

Klanten vinden het fijn als ze flexibel zijn. Dingen zelf kunnen regelen maar tegelijkertijd weten dat ik met ze mee kijk en ze kan helpen”.

Wat is Teams van Microsoft Office 365?

Tegenwoordig kan je ook gewoon via Teams in SharePoint werken. Teams is feitelijk een programma dat over SharePoint heen is geschreven.

Teams brengt alles samen in een gedeelde werkruimte waar je kunt chatten, vergaderen, bestanden delen en met zakelijke apps werken.

Vanuit mijn ervaring weet ik, dat het in het begin even wennen is om Teams te gebruiken.
Het is een alles in één applicatie, terwijl eerder alles apart was, zoals bijvoorbeeld Skype.

Skype gaat er overigens uiteindelijk uit. Ik weet nog niet exact wanneer maar Microsoft heeft aangekondigd dat ze daarmee gaan stoppen.

Zoals ik al eerder zei, Microsoft wil naar een alles in één oplossing voor alle werkprocessen en overleg mogelijkheden. Een totaaloplossing voor de gehele bedrijfsvoering.

Ontbreekt de boekhouding nog in zo’n totaaloplossing?

“ Het zal me inderdaad niet verbazen als ze daar mee bezig zijn. Microsoft kan er ook voor kiezen om een bedrijf over te nemen die een financieel pakket heeft en dat ze die integreren in de Microsoft Office 365 oplossing”.

Wat is je visie op het voordeel van de klant, bijvoorbeeld minder werkdruk?

Ik denk dat het zeker tijd oplevert omdat je niet meer hoeft te switchen van applicatie naar applicatie om je gegevens op te halen.
Alles staat gewoon op één plek.

Een aanpassing van een stap in een proces wordt overal waar nodig gewijzigd, zoals bijvoorbeeld in de projectplanning. Je doet dit tijdens een chat-werkoverleg zodat alle deelnemers na dat overleg ook direct up to date zijn.

Ook voor MKB bedrijven

Wat ik ook bijzonder vind aan deze oplossing is dat ook eenmansbedrijven er gebruik van kunnen maken. Er is al een instaptarief van een paar euro per gebruiker per maand, waardoor het voor iedere haalbaar is om ermee te werken. Het is zeker niet alleen voor grotere bedrijven met meerdere afdelingen en medewerkers.

Een handige functionaliteit is de autopilot van Microsoft Office 365.

Stel je hebt een nieuwe laptop van bijvoorbeeld HP gekocht. De fabrikant kan het serienummer invoeren en daarmee de laptop volledig gebruiksklaar installeren met alle autorisaties van het team waar je voor werkt.

Dat is letterlijk plug en play. Je hebt direct toegang tot alle applicaties, documenten en chats die je nodig hebt.

Er is geen frustratie meer over niet werkende onderdelen. Deze frustratie en tijdsverspilling zijn verleden tijd.
De laptop is de mobiele werkplek geworden waardoor je overal direct aan de slag kunt.

Op zich is deze functionaliteit niet helemaal nieuw, maar hij is wel uitgebreid. Op de hoogte zijn van deze functionaliteiten, klanten attenderen op die mogelijkheden en dat voor ze regelen, daar word ik blij van.

Wat zijn de voordelen van Teams en SharePoint?

De voordelen worden op meerdere niveau’s in de organisatie zichtbaar. De gebruiker ervaart dat alles altijd en overal werkt en de directie wordt blij van de lagere beheerskosten

Daarbij is een niet onbelangrijk detail de privacy. Als bijvoorbeeld een laptop met bedrijfsgegevens wordt gestolen kun je van afstand de gegevens wissen.

Waar wordt je blij van in je werk?

Ik vind het gaaf om met nieuwe producten te werken uit te proberen hoe ze werken.
Daarnaast vind ik het heel interessant om nieuwe producten te integreren in een bestaande omgeving, zonder dat de gebruiker er last van heeft.

Bij iedere klant is het toch weer anders. Ik weet veel van Sharepoint en Teams en bekijk per situatie hoe ik het voor de klant op de meest aantrekkelijk en efficiënte manier kan inrichten. Zo bouw ik steeds meer kennis op en krijg ik steeds meer ervaring. Want iedere dag hetzelfde standaard trucje doen.. Dat wordt saai.

Een mooi onderdeel van mijn werk vind ik het voorkomen van fouten. Door mijn ervaring weet ik waar de zwakke punten zich bevinden in de systemen bij de klant. Als we aan de slag gaan met een project, kan ik vooraf vaak al voorspellen waar het fout kan gaan. Ik wil klanten behoeden voor fouten en vind het dan ook heel fijn als we z’n project zonder incidenten kunnen afronden. Ik vind het fijn dat ik het vertrouwen en de waardering krijg om dat waar te maken.

Waar haal je kennis vandaan?

Een site waar ik regelmatig kijk is tweakers.com. Dit is een handige site met technisch inhoudelijke kennis.

Ook zijn er LinkedIn groepen voor techneuten zoals ik, die artikelen delen. Ik lees graag artikelen over back-ups en de verschillende manier van back-ups maken.

Ontwikkelmogelijkheden binnen Camarate ICT

Daarnaast volg ik via Camarate ICT trainingen en opleidingen om mijn certificaten up to date te houden.
Op dit moment studeer ik om administrator van Azure te worden.

Wat is Azure?
Azure is vooral de beheersomgeving binnen Microsoft Office 365.

Dit certificaat wil ik graag hebben, want met dit certificaat in mijn bezit kan ik mijn werkzaamheden uitbreiden en meer voor de klant betekenen.

Daarnaast is Azure het hier en nu, maar ook zeker de toekomst. Steeds meer draait op Azure.

Ik ben nog een beetje een ‘oude stempel systeembeheerder’ en ik wil gewoon van zoveel mogelijk dingen meer afweten zodat je zo breed mogelijk inzetbaar ben.

Ik ben het liefste onafhankelijk en los dingen graag zelf op.
Als ik het zelf kan oppakken gaat het sneller en is de klant ook weer meer tevreden. Maar het is ook fijn om te weten, dat ik een mooi team met collega’s achter me heb staan met ieder zijn eigen expertise, waar ik altijd op terug kan vallen.

Kun je een voorbeeld noemen van een eigen oplossing?

Ik heb het één keer gehad bij een opdrachtgever mijn vorige werkgever. De klacht was dat het systeem super traag werkte en we konden niet achterhalen waar dat aan lag.

Even een kleine toelichting.

Tegenwoordig zijn de servers virtueel maar je hebt nog steeds fysieke machines waar die virtuele servers op draaien. Die fysieke machines kun je aan elkaar koppelen tot een cluster. We hadden problemen met een bepaald cluster.

Servers waar de gebruikers op werkten waren traag en het waren alleen de machines die op een bepaald cluster stonden.

We konden maar niet achterhalen waardoor die traagheid nu veroorzaakt werd.
We gingen kijken op de machine zelf.
Daar zag je dat er niks aan de hand was.
De processor was niet extreem belast en ook op de virtuele machines die traag waren, zag je ook niet dat de processor heel zwaar belast werd.

Uiteindelijk zijn we er achter gekomen dat de manier waarop de back-up werd gemaakt verkeerd ging.
Er was een soort loop gemaakt waardoor er een back-up van de back-up werd gemaakt op een server die niet bestond.

Microsoft Office 365 herkende dit als een beveiligingsrisico en creëerde een beschermende laag.

Wellicht een heel technisch verhaal, maar waar het om gaat is dat ik er uiteindelijk achter ben gekomen door een tip in een artikel over back-up systemen.

Dit vind ik dus leuk om te doen. Gewoon out of the box denken om een oplossing te vinden.

Mijn valkuil is wel eens dat ik doorschiet om het antwoord te vinden. Dan kan ik mezelf wel eens verliezen. Ik leer daar steeds beter mee om gaan.

Ik moet ook wel, want ik ben net vader geworden.
Een balans tussen werk en mijn gezin is nu belangrijk voor me.

Het fijne van Camarate is dat ze daar juist ook op letten.

Over de schrijver
Reactie plaatsen